这周参加永锡老师的MOOCs课程，要求说说自己是怎么管理微信或电子邮件的。微信这东东我这Outman用的很少，伊妹儿的话多少还有点心得，所以这回跟大伙聊聊收发处理Email的一些原则吧：
原则1：安排固定的时间检查邮箱
很多人会一天到晚不断刷新自己的邮箱，生怕错过每一封邮件，就像很多人习惯刷微博一样上瘾。其实可以安排一个固定的时间来进行处理邮件的工作。不同工作具体可能不同，通常来说一天1到2次的频率已经足够了。
早晨刚上班的黄金时间拿来处理邮件有些可惜，午饭前和傍晚下班前是个不错的选择，一来那段时间工作效率本就不高，二来万一回着回着邮件被哪个喜欢把Email当做QQ用来聊天的家伙套牢，还可以有个借口逃跑：“嗨哥们，我吃饭去了（或者下班了），咱下次再聊~"
有人担心重要的客户如果不及时回复可能有失礼貌，其实可以对重要的邮件设置短信提醒。当然也不需要每次都打乱自己的工作节奏，通常是在使用番茄工作法时，看一眼短信知道了有客户来信，如需要回复就记录一下，等番茄间隙的时候再去处理，最多不过延误半小时，不至于影响客户体验啦。
原则2：公私邮箱最好分开
工作上的事情一天处理1~2次，相信我，生活上的事情根本不需要这么频繁。1周处理1次足以不会造成任何麻烦。你的朋友要是发邮件给你没得到回信，自然该打电话打电话，该发QQ发QQ了。所以工作和私人事情不要共用一个邮箱，分开更便于管理。
生活上的邮箱也应该有些区分，比如应该有一个跟朋友们联系用的，虽然在现在沟通如此方便的时代可能不会经常用到，但至少在你万一搬家跳槽换手机之后，让还能想起你的朋友找得到你。
应该有一个邮箱用来注册各种网站或APP应用，现在很多网站都支持用微博、QQ号直接注册什么的了，不过偶尔还有些土老帽必须提供一个邮箱才能注册，那就准备一个你记得住的吧，因为万一忘了密码的时候还需要这个邮箱来找回呢。
还应该有一个邮箱留给陌生人，等你在网站论坛里要资源啊，求种子啊，就可以留这个邮箱。可想而知的垃圾邮件会比较多，但不至于太多干扰你的生活。
原则3：善用邮箱功能进行分类预处理
有朋友说1星期才收一次邮件，收件箱里堆得满满的，拖延症都要发作了。其实可以利用邮箱里的邮件分类功能进行预处理啊。我们收到的邮件除了日常跟同事、客户、朋友之间的信息传递之外，主要还有下面几种：
- 订阅的电子杂志
- 财务账单
- 商家推送的促销信息
- 使用的软件或APP推介新功能
- 论坛社区其他用户给自己的点赞和评论
- 知乎、简书等每周的精华推荐
- 垃圾广告
那么大可以使用邮件分类的功能，把包含某些条件的邮件直接删除，或者转移到其他文件夹去。这样每次手工处理时，收件箱里其实已经没有多少邮件，很快就能处理完了。
转移到其他文件夹里的邮件干脆不看也没啥太大损失，等有空再看也无伤大雅，比如跟朋友一边视频聊天的时候就可以一边看看促销广告，还能增加个话题"告你个好消息，某某网站你喜欢的包包正促销呢，快去下单吧"，跟女朋友视频的GG慎用哈，效忠虽易、挣钱不易，且行且珍惜。
原则4：手动处理邮件当机立断
手动处理邮件时不要犹豫，掌握一个4D原则：
1、Delete（删除）
垃圾邮件，或者跟自己没什么关系的立刻直接删除
2、Delegate（转发）
可以授权或者应该别人跟进的，立刻转发过去
3、Do（执行）
询问咨询的邮件立刻回复，需要执行的任务立刻着手完成
4、Display（陈列）
无法立刻完成的任务，立刻列入待办事项清单，并且立刻在邮箱中加星标以便日后能快速查找到这封邮件
回复邮件时注意千万别错点了“回复全部”。这两个按钮离的很近，如果你不小心点错了，会把你给发件者邮件发送给其他所有抄送人，然后就像那则飘柔洗发水广告说的，你的秘密变成了世人皆知的秘密.....
原则5：别有事没事就发Email
我们一方面抱怨Email占据了我们大量的时间，一面又不断发送着Email去谋杀别人的时间，大家不觉得这很荒诞吗？将心比心吧同志们，别有事没事就发Email了。
另外Email属于单方面的传输信息，发完以后总有一种没着没落的感觉，万一对方没看到石沉大海肿么办？所以真要有事咋办？打电话呗，占线或者没人接再留语音信箱或者发短信，或者还有即时通讯的QQ，说起来个个都比Email来的方便快捷。真要碰到电话里说不清楚的时候，或者需要传个附件什么的，发邮件之前最好跟对方电话联系一下，比较有礼貌，自己也安心。
没事的时候就更别发了。你上班时间发了个好玩的笑话娱乐大家，可万一几经转发跑到你上司那，没准你就被烙下个不认真工作的坏印象，到最后只能死磕了自个儿。想联络感情，不如来实惠的请大伙吃饭喝酒泡吧，到那种场合去说个笑话展现你的风趣幽默，效果肯定更好。
原则6：邮件别太长，要突出重点
现在的人或多或少都有些阅读障碍，想想你自己在阅读大部头时的感受吧。所以手下留情，别把邮件当长篇小说那么写了。
邮件正文最好控制在不需要对方去拖动滚动条的程度。可以的话尽量多用图表和图片来代表难以用文字描述清楚的内容。
在邮件的一开始就开宗明义，用最简短的语言把你的意思表达清楚。如果有多件事项，最好用序号加以区分。
描述清楚一件事项通常需要注意下面几个要点：
- 这是件什么事？（what）
- 我们计划什么时间来做（when）
- 有什么特殊原因（why）
- 收到信后你需要做什么？（action）
- 截止的最后期限（deadline）
- 如果不做会有什么后果，或者做了有什么好处（value）
如果不需要对方回复最好注明，免得收到一条诸如“知道了”或是“谢谢”这样信息量很少的邮件，处理起来浪费自己的时间。邮件的标题也最好起个能让人一眼就明白内容的名字。
原则7：千万检查好了再发
伊妹儿就像泼出去的水。你刚发了一封邮件，结果立马发现内容有错误，只好赶紧再补上一封修改之后的过去。想想对方会怎么看你？太不专业了嘛。要是你改了标题告人家这封才是修改过的还好，合着你再懒点，只改内容没改标题，人家还以为你发了两遍呢，没准打开看到的就是那封错的，耽误事啊。最最不济也让人家多删了一封邮件，浪费人家时间不是？
还有忘了粘附件的。明明信里写了”详见附件“，结果人家满邮箱找也找不到，再写信来问你要，多丢人呐。最惨是搞错收件人，万一你泄露个公司机密啥的，嗯嗯，愿上帝保佑你。
所以，写好邮件之后千万别着急点发送，仔仔细细再检查检查：
附件粘贴好没有？
有没有搞错对方的称谓？
内容有无错漏？
有没有错别字？
收件人邮箱有无错误？
其实，收件人邮箱地址最好最后再填写，因为没有收件人，即使你误碰了发送键，邮件也发不出去，而先填好了收件人以后，万一误操作....
OK，关于伊妹儿就先聊这么多，欢迎大家多多拍砖指教。
